5 étapes pour facturer comme un professionnel + exemple

Un aspect très important qui ne devrait pas être minimisé au moment du démarrage d’une entreprise est la comptabilité de celle-ci. Et pour cela, la création d’un « super système de facturation » est l’une des mesures les plus efficaces, pour gérer ses factures et s’assurer d’être payé à temps.  Voici, les 5 étapes, afin que vos clients vous payent toujours à temps :

1. Mettez en place un « système de suivi » de votre temps 

Mettre en place un « système de suivi » de votre temps est essentiel pour connaître le nombre d’heures consacrées à chaque projet ou service, et ainsi facturer les montants nécessaires pour obtenir la rentabilité souhaitée. Avec ce système, vous commencerez à avoir de vraies données sur le temps que vous passez sur chaque projet ou service. Garder ce précieux « historique » de temps, pour peaufiner vos devis, établir de meilleurs prix et connaître vos services les plus avantageux. 

Vous pouvez faire ce suivi avec une application comme Toggl, un tableur ou un simple carnet de notes. Choisissez le système qui vous conviendra le mieux. 

2. Établissez un « système de facturation » intelligent

Pour chacun de vos services, vous devrez répondre à ces questions :

• À quelle fréquence facturez-vous vos clients ? 
• Quelles sont vos conditions de paiement pour chaque service ? 
• Quelles méthodes de paiement utilisez-vous pour chaque service ?
• Que se passe-t-il si votre client ne paie pas, ou est en retard de paiement ? 
• Comment communiquez-vous vos conditions au client ? 

Une fois que vous aurez analysé ce que vous faites en ce moment. Passez en revue les conseils suivants, et si nécessaire améliorez votre système de facturation :

• Si vous le pouvez, soyez payé à l’avance (le montant total ou une partie de celui-ci) surtout si vous travaillez avec de nouveaux clients : Précisez- le dès le départ que si vous n’êtes pas payé, vous ne commencez pas le projet. Si vous offrez des services, vous devez vous assurer que votre client soit sérieux et ait la capacité de payer. Parfois, il est plus logique de dire non, à temps.
• Si le projet est important et que votre client n’a pas les moyens de payer à l’avance, facturez toutes les semaines ou tous les quinze jours. De cette façon, vous ne travaillez pas avant d’avoir reçu le paiement et vous facilitez l’accès à vos services.
• Si vous facturez des heures, facturez plus souvent. Une fois par semaine au lieu d’une fois par mois et facturez quelques semaines à l’avance.
• Soyez flexible avec les méthodes de paiement. Faites en sorte que ce soit facile pour votre client de remplir ses obligations. Adapter les moyens de paiement à la typologie de vos services.
• Établissez une pénalité pour retard de paiement. Ils sont dissuasifs et évitent en grande partie les retards de paiement.
• Communiquez clairement toutes ces conditions à vos clients et assurez-vous qu’ils les ont bien comprises. Mettez-les sur vos devis, contrats, factures…

3. Faites vos factures comme un comptable

Maintenant, il est temps de facturer. Et vous avez trois décisions à prendre :

• Qui sera responsable de la facturation ? Si vous n’êtes pas la personne qui va établir la facture, n’oubliez pas de lui fournir tous les détails.
• Quel outil de facturation allez-vous utiliser ? Vous pouvez utiliser des modèles de facture Word ou Excel (en format pdf) ou un logiciel de facturation en ligne actuellement sur le marché (facture.net ; bonnefacture ; mon AE ; ciel compta  …)
• Comment allez-vous livrer vos factures ? Vous pouvez faire des factures électroniques, les envoyer par courriel en format pdf (jamais en fichier modifiable) ou envoyer les originaux en format papier par courrier postal.

Faites des factures aussi claires et détaillées que possible, afin d’éviter des « malentendus ».

Assurez-vous d’inclure les instructions de paiement. De cette façon, vous évitez à votre client d’avoir à creuser dans le devis pour savoir comment il doit vous payer. Ne lui donnez pas l’excuse parfaite pour qu’il ait un retard de paiement.

L’objectif, en plus de respecter vos obligations légales de facturation, est de minimiser le nombre de questions qu’un client peut vous poser afin qu’il vous paye le plus rapidement possible.

N’oubliez pas d’inclure les mentions obligatoires sur votre facture (Service-Public-Pro.fr)

4. Examinez rigoureusement vos comptes

Malheureusement, l’envoi de la facture n’est souvent pas la dernière étape du processus. Vous devez vérifier qui a payé et qui n’a pas payé. La façon la plus simple de le faire est de mettre en place un suivi pour rapprocher vos relevés bancaires ou de paiement avec vos factures. 

• Si vous utilisez un logiciel de facturation : ces applications vous permettent d’enregistrer les dates d’échéance, les méthodes de paiement et les montants, ce qui vous permet de vérifier vos factures impayées en un coup d’œil.
• Dans le cas où vous facturez avec un modèle Word ou Excel : vous pouvez configurer une feuille de calcul de base pour le suivi. En enregistrant le nom du client, le montant total, la date de la facture, le montant impayé, la date de paiement … afin que vous puissiez également voir en un coup d’œil qui a des paiements impayés.

5. Faites des rappels aux clients qui n’ont pas payé

Parfois, les clients retardent le paiement parce qu’ils ont simplement oublié ou parce qu’ils n’ont pas mis en place un bon système de gestion. D’autres fois, les retards peuvent être causés par des difficultés temporaires de trésorerie. Pour une raison quelconque, si vous ne les poursuivez pas, ils ne vous paieront pas.

Il est donc temps d’activer les rappels de paiement. Essayez de rédiger un texte court et amical, mais ferme. Informez votre client qu’il a un retard de paiement et rappelez-lui la date d’échéance et la façon dont il peut la payer. Si vous avez établi une pénalité pour un retard de paiement et que vous pensez qu’il est pratique de mettre à jour le montant de votre facture, veuillez le faire, bien que vous puissiez informer le client que, pour la première fois, vous ne l’appliquerez pas à lui.

Par exemple :

Bonjour [Nom du client]

Ce message n’est qu’un rappel puisque je n’ai pas encore reçu le paiement de la facture [numéro de facture] à partir de la date [date de facture] et de la date d’échéance [date d’échéance].

Même si, aux termes de votre contrat, vous avez une pénalité pour retard de paiement [pénalité], je comprends que le retard peut avoir été causé par des raisons indépendantes de votre volonté, alors je ne l’appliquerai pas cette fois-ci.

Je vous rappelle que vous pouvez effectuer le paiement en utilisant [se souvenir de la méthode de paiement] ou en répondant à ce message pour évaluer toute autre façon de résoudre ce problème.

Cordialement,

La date limite pour l’envoi de ces rappels pourrait être toutes les 1 à 2 semaines. 

En suivant ce système de facturation, je vous assure que vous serez payé plus rapidement et que vous donnerez à vos clients une image plus professionnelle.

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